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Saiba por que a sua empresa deve fazer controle de contas a pagar e receber

Descubra por que sua empresa não deveria deixar os registros de contas a pagar e a receber para depois

Sabemos que muitas vezes na corrida do dia a dia e em meio a tantas situações para solucionar, algumas tarefas passam batidas. Para aqueles que são autônomos ou tem uma pequena empresa, esse cenário fica ainda mais real, pois boa parte das atividades se concentram no proprietário. Conhecendo ainda mais esse cotidiano, percebemos que as rotinas escolhidas para o “depois eu faço” (e aí os dias passam e nunca mais são feitas) são muitas vezes as atividades financeiras e de controle.

Apesar disso, para que um negócio explore totalmente seu potencial, é imprescindível organização e controle financeiro. Como já dizia a famosa frase de William Edwards Deming: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”.

Perceba que não é possível atuar, agir, modificar, melhorar, nem mesmo refletir de maneira sensata sobre algo que se desconhece. Assim, quando falamos em gestão financeira, um dos princípios básicos é manter o registro das transações para que estes sirvam de base para análise mais detalhadas.

Quando falamos em controle de contas a pagar, estamos nos referindo a ter informações como data de pagamento, data de vencimento, data do documento emitido pelo fornecedor (NF), valor, de onde saiu o valor pago, qual foi meio de pagamento, se já foi pago ou está em aberto e ainda classificá-lo dentro de uma categoria que identifique claramente o que foi gasto. Estas seriam as informações básicas, mas cada empresa pode julgar necessário mais detalhamentos e isso é super válido. E aqui você pode estar pensando: “Ok, entendi! Mas parece um pouco trabalhoso, o que eu ganho com isso?” Vamos aos principais benefícios:

1) Organização: já imaginou que maravilha ter toda a informação referente ao dinheiro que sai da sua empresa em um lugar só de maneira organizada e padronizada?

2) Controle: com tudo organizado, fica fácil controlar seus pagamentos e não perder nenhum prazo, além de poder se antecipar e negociar com fornecedores antes do vencimento caso precise de um “prazinho” extra. Seu fornecedor certamente perceberá seu interesse em honrar com seu compromisso e será mais flexível com juros e multas.

3) Previsibilidade: com seu contas a pagar em dia fica fácil visualizar quais são suas despesas recorrentes e também analisar a evolução dos gastos mês a mês. Com isso você pode estabelecer metas para despesas e também, somadas às informações de contas a receber, prever o fluxo de caixa.

Quando falamos de controle de contas a receber a lógica é muito parecida, mas aqui é importante saber a data de recebimento, data vencimento, data do documento emitido pela sua empresa (NF), valor, por onde entrou o valor recebido, qual foi meio de recebimento, se foi recebido ou se está em aberto e ainda classificá-lo dentro de forma que seja possível saber qual é o produto ou serviço que gerou a receita. Mais uma vez, essas são informações indispensáveis, quanto mais informações agregadas, mais possibilidades de análise. As vantagens do controle, agora em contas a receber, são:

1) Organização: todos os valores que entram na sua empresa registrados em um lugar só de maneira organizada e padronizada.

2) Controle: com tudo organizado, fica fácil visualizar todos os valores recebidos e identificar se há algum cliente inadimplente. A chance de perder dinheiro é menor, pois você não esquecerá de fazer a cobrança!

3) Previsibilidade: com seu contas a receber em dia fica fácil visualizar quais são suas receitas recorrentes, como ela se comporta, identificar sazonalidades e também analisar de onde está vindo a maior parte da receita. Com isso você pode estabelecer metas de vendas e, somada à informação de contas a pagar, prever o fluxo de caixa.

Além disso, com estes controles você tem dados precisos e informação em tempo real. A tomada de decisão não pode ser só no “feeling”, é preciso estar cercado de dados atualizados para reduzir a chance de erros. O controle de contas a pagar e a receber te ajuda a ter essas informações, já que tomar decisões no escuro pode ser um tiro no pé!

Controlar entradas e saídas é o primeiro passo para iniciar a gestão financeira da sua empresa e com base nesses controles será possível elaborar o fluxo de caixa e orçamento empresarial, ferramentas extremamente importantes para a saúde financeira de qualquer negócio. Apesar de parecer básico, muitas empresas ainda não têm como rotina fazer estes registros formalmente, principalmente aquelas que não dispõe de um software de gestão.

Hoje contarmos com muitas opções boas, baratas e até gratuitas de softwares no mercado, mas você não precisa sair correndo atrás de um. Uma boa e velha planilha de excel já pode te ajudar muito, pois o mais importante não é a ferramenta, mas sim a informação produzida.

Muitas vezes os problemas financeiros das empresas começam pela falta de controles básicos. Então, fique atento! Não descuide da gestão financeira da sua empresa, pois aí pode estar a diferença entre se manter no mercado ou fechar as portas.